Como ya sabrás, la actividad en una empresa logística suele ser frenética. El control de los tiempos, la automatización de las tareas y el trabajo coordinado resultan indispensables. Posiblemente debido a eso, a menudo las necesidades del departamento de administración pueden pasar desapercibidas. Sin embargo, se trata de un departamento que requiere ser optimizado para que la empresa funcione correctamente. Y para ello será necesario que cuente con el software logístico adecuado.
1. Agiliza los procesos administrativos
En toda empresa la actividad suele empezar y acabar en los procesos administrativos. Y las empresas del sector logístico no son una excepción.
Imagina que un pedido importante ha sido completado de manera perfecta. Se cumplieron los plazos de entrega y el cliente quedó muy satisfecho. Sin embargo este pedido no fue registrado por el departamento de administración. Este pedido no será facturado. Y no será pagado.
Las tareas propias del departamento de administración pueden realizarse de manera ágil y efectiva utilizando un software logístico. Sólo así se podrá llevar un control absoluto y se evitarán errores.
2. Lleva al día y con exactitud los movimientos contables.
En una empresa de logística y distribución la contabilidad es un factor clave. Todo aquello que no se refleje en los asientos contables será como si no hubiera existido. Debe aparecer cada compra, cada venta, cada gasto. Sólo contabilizando de manera estricta y rigurosa cada uno de los movimientos llevarás el control que deseas.
Ayúdate de un software logístico eficiente para evitar errores. Tendrás ante ti una fotografía del estado económico de tu empresa. Verás cada partida al detalle, y podrás acceder rápidamente a la información que necesites.
3. Gestiona la base de datos de tus clientes.
Un buen software CRM permitirá que tengas la base de datos de tus clientes saneada. Encontrarás los datos de cada cliente al instante y te podrás comunicar con ellos de manera automática.
Podrás segmentar y clasificar a tus clientes según diversos criterios. Tendrás la capacidad de conocer su actividad con un simple click. Verás de manera rápida y sencilla los pedidos que se le han entregado, los que están en proceso, el histórico de facturación…
4. Facilita el sistema de gestión de compras.
Si el proceso de gestión y relación con tus clientes es importante, el que se refiere a los proveedores no lo es menos. Buena parte del éxito de tu empresa logística consistirá en optimizar el proceso de compra de materiales.
Debes poder contactar con cada proveedor. Controlar cada envío de materia prima. Saber qué cantidades compraste la última vez. Reconocer a tus proveedores más económicos y más eficientes.
5. Evita los errores de facturación.
La emisión de facturas es el último paso del proceso de compra. Es el documento que te pagará el cliente. Cualquier incidencia en ella puede resultar fatal. Evita errores generando facturas de manera automática en función de los albaranes de venta.
De este modo podrás evitar típicos errores humanos. Cuando realizas los procesos de manera manual es muy fácil que donde debería haber un 10 acabe apareciendo un 100. Un error tan simple como este no solo afectará gravemente a los resultados de tu empresa. También dará una muy mala imagen al cliente que se lo encuentre.
Nuestras recomendaciones
El mercado ofrece actualmente muchas soluciones de software logístico aplicado a los procesos administrativos. Tantas que es posible que no sepas cómo empezar a buscar. Para facilitarte esta tarea, te recomendamos que tengas en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Determina qué procesos administrativos son más importantes para tu empresa. Encontrarás muchos programas que harán todo lo que necesites. Pero sólo algunos tendrán sus puntos fuertes en aquellas áreas que más te interesan.
- Ten en cuenta el volumen de tu empresa. Es común que empresas de tamaño reducido contraten programas muy caros y complejos. Y que luego no le saquen ni una pequeña parte de su rendimiento. Por otro lado, tampoco puedes contratar un software que no tenga la capacidad de cubrir todas tus necesidades. Las presentes o las futuras a corto y medio plazo.
- Fija un presupuesto acorde a tus expectativas. Un programa gratuito o de bajo coste puede que sea útil cuando tu empresa está dando sus primeros pasos. Sin embargo, cuando tu negocio ya está consolidado es muy aconsejable invertir en un software de mayor eficacia. Un programa económico puede resultar a la larga mucho más caro que otro de mayor coste.
Ahora ya conoces cómo es de importante que tu departamento de administración cuente con el software logístico adecuado. Sabes en todo lo que te puede ayudar. Y tienes unas directrices a seguir para invertir en el programa adecuado. Ya no tienes excusa para no optimizar el departamento de administración de tu empresa.
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