La comunicación es una de las claves del éxito de cualquier empresa. Un equipo de trabajo bien comunicado resuelve mejor las incidencias y resulta más productivo. Sin embargo, puede resultar complicado comunicarse con aquellos empleados que trabajan fuera de tu oficina. Como respuesta a este problema aparece el denominado gestor de tareas.
¿Qué es el gestor de tareas?
Se trata de una aplicación a través de la cual te puedes comunicar con todos tus conductores de manera centralizada. Para ello, cada conductor se descargará la aplicación en su teléfono móvil.
Desde cualquier ordenador podrás localizar al instante cada vehículo y conductor. Y no solo eso, además llevarás un control absoluto sobre cada tarea que les encomiendes.
Entre todas las razones por las que debes usar un gestor de tareas sobresalen las siguientes.
1. Repartirás automáticamente las tareas entre tus conductores
Un gestor de tareas te propondrá dos maneras de introducir tus tareas diarias en el sistema. Lo podrás hacer de manera manual, registrando una por una. Pero también podrás importar automáticamente una base de datos con todas las tareas.
Una vez tengas todas las tareas cargadas sólo faltará repartirlas entre tus conductores. Con un simple clic cada tarea será enviada al conductor que elijas.
2. Diseñarás la ruta óptima para cada conductor
Una vez tengas todas las tareas repartidas se establecerá una ruta para cada conductor. El gestor de tareas diseñará automáticamente la ruta óptima.
La ruta óptima será aquella que permita realizar todas las tareas en el menor tiempo posible. Evitarás retrasos, aumentando la satisfacción de clientes y aumentando tu productividad.
3. Recibirás confirmación de las tareas finalizadas
Para trabajar de manera eficiente debes conocer al instante cuando una tarea ha sido finalizada. Así podrás llevar un control total sobre cada una de ellas.
Mediante el gestor de tareas tus conductores notificarán cuando han finalizado cada tarea. Si pasado el tiempo previsto hay tareas sin finalizar podrás contactar con el conductor en cuestión para averiguar qué ha sucedido.
4. Conocerás al momento cualquier incidencia
Por mucho que planifiques las rutas siempre puede haber incidencias. Algunas serán debido a errores internos, pero muchas otras serán provocadas por tus clientes.
Puede que cuando tu conductor llegue se encuentre el recinto cerrado. Que haya habido una confusión en el género suministrado. Incluso que se haya producido alguna rotura.
Muchas son las incidencias que puede haber en cada entrega, y debes estar al tanto de ellas. Con un gestor de tareas tu conductor te informará al instante para que puedas tomar la decisión oportuna.
5. Recibirás fotos o documentos vía online
Cada tarea genera una serie de documentación, que aunque pueda parecer secundaria resulta indispensable. Muchos conflictos a la hora de facturar un trabajo se deben a no disponer del albarán firmado. Con el gestor de tareas recibirás en tu ordenador cada uno de ellos.
Y no sólo albaranes. Cualquier documento o fotografía que pueda resultar de tu interés te llegará al instante. Podrás recibir, incluso, la firma digital de tu propio cliente.
6. Te comunicarás directamente con cada conductor
Esta aplicación te proporcionará también un canal de comunicación directo con cada conductor. A través de un chat podrás comentar todo lo que creas conveniente y mantener una conversación en tiempo real con tu empleado.
El gestor de tareas se ha convertido a día de hoy en una herramienta fundamental para comunicarse con los empleados. El aumento de la productividad ha quedado más que demostrado.
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