El tiempo es oro. Es el factor más determinante de la productividad, ya que te ayuda a alcanzar los objetivos definidos. No obstante, también es uno de los principales dolores de cabeza para las empresas. Si no puedes manejar la gestión de tu tiempo, por consiguiente, se te acumulará el trabajo y no llegarás a los objetivos marcados.
Por este motivo, en este artículo encontrarás algunos consejos para aprender a mejorar la gestión de tu tiempo.
Motivos de la pérdida de tiempo
Existen muchos factores que actúan como ‘ladrones de tiempo’ pero, para nosotros, el fundamental es muy claro; el tiempo no se considera un recurso.
Muchos empleados cometen el error de no considerar el tiempo como un recurso empresarial cuando, en realidad, no hay nada que funcione sin tiempo. Eso hace que no se tenga tanto en cuenta al planificar una acción o se cometa el error de pensar que el tiempo lo vamos a reducir por ‘arte de magia’.
Además de este motivo principal, te presentamos algunos otros de los más comunes:
- Interrupciones de compañeros
- Ambiente ruidoso
- Falta de planificación
- Demasiada focalización en tareas poco importantes
- No saber decir que no
- Indecisión
Beneficios de una gestión de tu tiempo correcta
¿Que nos aporta controlar estos factores en nuestro día a día?
- Ser más productivo: Dispondremos de más tiempo para desempeñar nuestras tareas.
- Planificación más eficiente: Nos permitirá planificar mejor nuestro día a día.
- Priorizar las tareas: Establecer un orden de prioridad de las tareas.
- Reducción de estrés: Planificar mejor el trabajo hará que vayamos más tranquilos.
- Cumplir timings: Lograremos planificar mejor nuestro trabajo y, por consiguiente, llegaremos a los objetivos.
- Desconexión total: No nos llevaremos el trabajo a casa y podremos desconectar.
¿Cómo gestionar mejor el tiempo?
Marca Timings para tus tareas
Aunque hay tareas que no son tan importantes que otras, debes marcar una fecha límite para todas. No hacerlo, hará que vayas arrastrando pequeñas tareas y se te acumulen, causando que no puedas con todo.
Por otro lado, ten en cuenta que los timings tienen que ser realistas. No pongas fechas muy ajustadas para contentar a alguien o para que te cuadre la semana si sabes que te serán prácticamente imposible cumplirlos.
Agenda
Para una buena gestión de tu tiempo, es imprescindible saber en qué vas a invertirlo. Parece lógico, ¿verdad?. Pues lo cierto es que muchos trabajadores son conscientes de todo el trabajo que hay que hacer pero, al no planificarlo durante la jornada, no son conscientes del tiempo que comporta.
Por eso, es importante que dispongas una estructura de gestión de tu tiempo, que puede estar ordenada como sigue:
- Un listado semanal o mensual de las tareas generales, con sus respectivos objetivos.
- Un listado de tus tareas diarias, con las horas que te ocuparán. Es recomendable incluir una franja para imprevistos.
- Un listado con la fecha de finalización de las tareas, las horas que vamos a destinar y los días en el que las vamos a hacer. Dentro de esta lista, piensa en diferenciar las tareas con fechas fijadas por terceros, y las fijadas por tu mismo.
Urgente Vs importante
Otro de los problemas principales del trabajador es no establecer una prioridad lógica para sus tareas. A la hora de planificar tus tareas, establece un orden de prioridad y diferencia las tareas que son urgentes y las que son importantes. La diferenciación de tiempo entre ellas la debes marcar tú pero, lo que está claro, es que debes diferenciarlas para una buena gestión de tu tiempo.
Hacerlo te permitirá no perder tiempo en cosas poco importantes y no tener contratiempos a la hora de afrontar grandes tareas.
No interrumpir si no es imprescindible
Como ya hemos comentado en la parte inicial del artículo, uno de las principales causas de la pérdida -o de la mala gestión de tu tiempo- son las interrupciones de compañeros. Por ese motivo, es importante que tú y todo tu equipo toméis medidas para reducir el número de interrupciones. Algunas de las más eficaces son utilizar herramientas de comunicación, tales como chats o correos electrónicos y acumular más de una consulta / comentario antes de interrumpir a la persona.