La evolución tecnológica y los cambios de necesidades de las empresas, requieren soluciones más completas y eficientes. Ya no sirve con ver la ubicación de los vehículos en un mapa, sino que las herramientas de gestión de flotas deben ser capaces de ayudar a la empresa a crecer y a optimizar cada proceso empresarial para ser más competitivos. Este es el concepto de movilidad ampliada.
Para hacerlo, es clave integrar el sistema de gestión de flotas en todos tus procesos de negocio. En este post, te explicaremos cómo hacerlo y te ayudaremos a mejorar tu productividad. ¡Adelante!
¿Qué es la gestión de flotas?
Para empezar, conviene que definamos qué es la gestión de flotas: es la forma en que ordenamos y manejamos los vehículos de la empresa. Las actividades más comunes que son parte de la gestión de flotas son el seguimiento de vehículos en tiempo real, la planificación de rutas, la elaboración del plan anual de mantenimiento de dichos vehículos, el seguimiento y control de gastos.
Con la ayuda de la tecnología, hoy contamos con herramientas que ayudan a mejorar la forma en que realizamos estas actividades, e inclusive abren nuevas oportunidades para la gestión de flotas. Una de esas herramientas son los sistemas de gestión de flotas (también conocidos como software de gestión de flotas o plataformas de gestión de flotas).
Uso de tecnología: ¿para qué sirve un sistema de gestión de flotas?
Tradicionalmente hablábamos del seguimiento en tiempo real. Pero ahora va mucho más allá. Se tratan de sistemas de gestión, optimización y control que permiten conocer al detalle toda la información referente a tu flota, para que puedas tomar las mejores decisiones y optimizar tus recursos. De hecho, se sabe que la digitalización de procesos de gestión de flotas será sumamente importante para el desarrollo a futuro del transporte en general.
Entre los beneficios más importantes, destacamos:
- Disponer de información en tiempo real sobre tu flota
- Ahorrar costes
- Acceder remotamente desde cualquier dispositivo y lugar
- Automatizar procesos de tu empresa
- Aumentar la seguridad en tus rutas
- Mejorar el tiempo de tus viajes
- Mejorar la calidad de servicio
¿Cómo integrar un sistema de gestión de flotas a cada proceso de negocio?
Como has podido comprobar, es una solución que abarca mucho más que la simple gestión de vehículos. En este apartado te explicaremos cómo se integra en cada uno de los procesos de negocio en tu empresa.
Logística
Es posible que ya dispongas de herramientas para controlar todas las operaciones dentro de tu almacén, o hayas digitalizado tus procesos logísticos para poder sacarles más rendimiento; pero, ¿sabes todo lo que pasa fuera de tu almacén? Gran parte del éxito de la logística recae en el proceso de transporte y entrega de pedidos, por lo que es importante que también tengas un control sobre los procesos externos.
Una plataforma de gestión de flotas, te permite controlar los vehículos y gestionar tus conductores para que puedas analizar todos los elementos. Con ella podrás, entre otras muchas cosas:
- Optimizar las rutas de los vehículos
- Ayudar a informar de los tiempos y ubicación de cada camión
- Conocer el estado de cada parada y ruta que realiza el conductor
- Recibir alertas inmediatas ante posibles incidencias, lo que reduce los tiempos de actuación
- Agilizar el proceso de carga y descarga
- Tener un control total de la temperatura mediante nuestros sensores
- etc.
Ventas
La aceleración del comercio electrónico tuvo un enorme impacto en todos los procesos de la empresa, especialmente en las áreas de logística y distribución. La omnicanalidad, los tiempos de entrega, calidad de servicio y manejo de devoluciones (también conocido como «logística inversa»), hacen que la gestión de flotas sea un proceso clave de negocio.
Finanzas
Identificar toda la información acerca de tu flota, te permitirá comprender todos los costes asociados a cada una de tus rutas y tomar medidas para optimizar mejor tus recursos.
Los sistemas de gestión de flotas también te permiten controlar los factores que más gastos provocan en tus vehículos, tales como el combustible y el mantenimiento, ahorrando mucho dinero a lo largo del año.
Con toda esta información, será más fácil tener una imagen financiera global de todos los factores que intervienen en tus rutas y tener una mayor visibilidad de todo lo que funciona y lo que debe mejorar, pudiendo así optimizar los recursos de tu empresa.
Administración
Contar con sistemas de back office para gestionar y automatizar la facturación de los clientes, cobros y pagos es muy útil para optimizar el departamento administrativo de tu empresa.
Algunas funcionalidades de los sistemas de telemática también ayudan a agilizar los trámites administrativos referentes a tu flota, entre los que destacamos:
- Notificaciones automatizadas referentes a entregas, informes, mantenimientos o cualquier otro evento relacionado con tu flota, que avisará a los responsables de cada gestión para llevarla a cabo.
- Alertas programadas sobre mantenimientos y revisiones, que servirán para llevar un control administrativo de todo lo que hay que hacer.
- Registro automático de las horas de conducción y descanso, descargando las tarjetas del tacógrafo sin necesidad de más trámites administrativos.
Recursos Humanos
Un conductor comprometido y productivo es esencial para lograr una mayor rentabilidad. La gestión de flotas cada vez se centra más en el conductor, ofreciendo herramientas que ayuden a tomar mejores decisiones, faciliten su trabajo y mejoren su eficiencia a la hora de conducir.
Entre las funciones que ayudan a mejorar su conducción, destacamos:
- Optimización de rutas, que incluye navegación adaptada a cada tipo de transporte
- Alertas de tráfico y modificaciones automáticas de ruta
- Fichaje monitorizado de conductores
- Mejora de los estilos de conducción
Referente al último punto, en Movertis disponemos de informes personalizados que nos alertan en tiempo real de todos los factores que intervienen en el estilo de conducción de los trabajadores, tales como los giros bruscos, la velocidad inadecuada, las frenadas violentas, etc, pudiendo mejorarlos día a día.
Todas estas funciones permiten a los conductores ser más responsables, mejorar su conducción y aumentar la seguridad al volante.
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