Conoce los indicadores básicos para el control de flotas

Publicado Por Rafael de Movertis el julio 07, 2018

El tiempo de entrega y las distancias recorridas son dos indicadores básicos para el control de flotas eficaz. O al menos, son los dos en los que pensamos primero cuando nos encomiendan dicha labor. Sin embargo, no son los únicos.

La gestión de flotas no es una acción aislada. Todo lo contrario, se trata de un sistema de planificación, coordinación y monitorización focalizado en una optimización plena de los recursos materiales y humanos de una compañía y de su conjunción con la coyuntura y determinados factores externos.

¿Cómo se realiza la gestión y el control de flotas?

La gestión y el control de flotas tienen como objetivo que el servicio que ofrece cada vehículo se cumpla a cabalidad con lo pactado con el cliente o destinatario, así como garantizar la seguridad tanto de la mercancía transportada como de quienes tienen la tarea de entregarla en el destino asignado.

Como comentábamos al inicio, el tiempo y la distancia son importantes en este proceso, pero es necesario que vayan de la mano con aspectos como la elección de ciertas rutas para el transporte, los recursos asociados a la movilidad, las reparaciones de los vehículos o los incidentes que puedan surgir durante o después de los trayectos.

Para ello son fundamentales los indicadores de control, es decir, elementos que nos permiten hacernos una idea exacta del rendimiento y el estado de los coches de cada flota. ¿Qué indicadores conoces para esta función?

Indicadores básicos para el control de flotas

  • 1. Carga transportada (en toneladas o unidades físicas):

El peso de la carga transportada es un indicador indispensable. A través de él se pueden establecer otro tipo de medidas o decisiones para salvaguardar tanto la mercancía como el vehículo que la transporta. Por lo general, las empresas lo reflejan en toneladas o, si procede, en unidades físicas.

  • 2. Distancia recorrida (en kilómetros):

Refleja todos los movimientos realizados por un vehículo durante un trayecto asignado para el transporte del material o la mercancía. Aquí entran todos los movimientos con carga, incluidos los descansos de cada conductor obligatorios por la legislación vigente. Sin embargo, para lograr un control eficaz no se deben tener en cuenta los recorridos no comerciales, es decir, los que no forman parte de la ruta prevista. El ejemplo más recurrente de estos recorridos es el que se realiza cuando los vehículos se desplazan a un taller para su mantenimiento.

  • 3. Tiempo de un vehículo fuera de carretera:

Se trata de un indicador idóneo cuando la idea es cuantificar el impacto que han tenido los incidentes en la buena marcha del negocio. Para diferenciarlo de los otros tiempos (de recorrido con carga, de conducción, de entrega) se le conoce como tiempo VOR. Si se quiere realizar un cálculo eficaz y preciso de este valor, los responsables del área de control de flotas también deben tener en cuenta el índice correspondiente al número de trabajos completados en una sola jornada.

  • 4. Coste de mantenimiento por conductor:

Un indicador importante a la hora de detectar costes innecesarios es el que se relaciona con el mantenimiento por conductor. La razón para ello es sencilla: es posible establecer un estándar de referencia a la flota. Además, recuerda que el coste por cada conductor también supone una relación directa con el tiempo que cada uno de ellos pasa al frente del volante.

  • 5. Mantenimiento del vehículo:

La idea en este caso es guardar los registros de todas las operaciones que vayan orientadas a mantener la flota en buen estado. Un buen responsable del control de los vehículos establece una relación eficaz y directa entre los costes de estas tareas y el kilometraje registrado por cada uno de ellos. Cada que un coche de la flota acumule determinados kilómetros con carga debe activarse una alerta para tener en cuenta las posibles labores de mantenimiento que se puedan llevar a cabo en cada caso, incluso si solo se trata de revisiones.

  • 6. Horas al volante de cada conductor:

Es otro de los indicadores más usados por quienes se dedican a la gestión y el control de las flotas. Como bien sabemos, la legislación establece unos plazos máximos de conducción por jornada diaria y semanal a los que las empresas deben acogerse. Se debe llevar un registro de las horas de cada uno. Si por algún motivo cualquiera de estas restricciones se pasa por alto, el sistema de control deberá avisar a sus responsables para que los conductores recuerden los plazos.

  • 7. Número de incidentes:

Los altercados, accidentes, choques y demás eventos fortuitos que se presenten durante un trayecto comercial deben ser igualmente registrados por el sistema de control de flotas. En este caso importan tanto el número de los mismos como de los conductores heridos o muertos y los daños colaterales de estos hechos. Todos estos datos proporcionan información valiosa sobre una categoría que se denomina riesgo de la flota de una empresa.

  • 8. Puntos de recomendación al conductor:

Se trata de una figura que proporciona información valiosa a los gestores de las flotas sobre la velocidad de los conductores, la manera en que conducen y si respetan las señales y las reglas de convivencia en carretera. Estos puntos se encuentran distribuidos en distintos tramos de la ruta.

Tres principios para el oportuno control de flotas

Ya hemos visto algunos de los indicadores básicos para el control de flotas más empleados. Sin embargo, también convendría hablar de los objetivos o principios que sustentan esta labor en cualquiera de sus variantes.

Para empezar, el control de flotas debe garantizar la seguridad de las mercancías, de los conductores y de los propios vehículos. Pero no sólo eso: este principio también supone acciones de prevención de riesgos asociados al transporte de mercancías.

El segundo principio que no se puede perder de vista es el de la productividad, es decir, sacar el máximo provecho a las acciones productivas de cada tarea para obtener los mejores índices de calidad y satisfacción entre los destinatarios.

Y, por último, no podemos olvidar la labor logística, entendida como una acción que vincula todas las partes del proceso, generalmente con la ayuda de implementos de última generación como GPS o Apps específicas.

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