Cómo gestionar tu flota de vehículos comerciales

Guía completa 2019

  • Selección de vehículos
  • Seguimiento y supervisión de la flota
  • Gestión y formación del equipo comercial

En esta guía vas a descubrir qué elementos debes tener en cuenta a la hora de seleccionar tu flota comercial, cómo gestionar el día a día de las operaciones y en qué impacta la gestión y la formación de tu equipo comercial en el conjunto de la gestión de flotas.

Contenidos de la guía


Elección de la flota comercial

Adquirir o renovar tu flota comercial será una de las decisiones que más impacto causen en las finanzas de tu compañía. ¿Qué criterios deberías tener en cuenta a la hora de elegir los vehículos de tu flota?

Está claro que el precio va a ser un elemento determinante, mucho más si el número de vehículos que vas a adquirir o renovar es elevado, pero también hay otros factores a considerar.

Criterios para seleccionar tu flota comercial

  1. Eficiencia: debes tener muy claras tus necesidades, pues dependiendo del sector al que te dediques, tendrás unas u otras. ¿Tu equipo comercial deberá transportar materiales, además de realizar visitas comerciales? Si tu respuesta es positiva, quizá no te sirva con un turismo y necesites una furgoneta.

  2. Ahorro de costes: el precio del vehículo es uno de los elementos que impactan en mayor medida en el ahorro de costes, pero también son claves otros aspectos como el mantenimiento.

    Quizá merece la pena pagar un poco más por un vehículo con un ciclo de vida mayor y menores costes de mantenimiento, ¿no crees?

    Por otro lado, vehículos híbridos o eléctricos están exentos o disfrutan de reducciones a la hora de aparcar en zonas de estacionamiento regulado. Suma todos los costes de parking que tienes al cabo del año, ¿cuánto podrías ahorrarte?

  3. Costes impositivos: permisos de circulación, ITV, seguros… no todos los vehículos pagan lo mismo. Informarte e incluir estos costes en tus cálculos te ayudará a tomar una mejor decisión.

  4. Financiación: en ocasiones, optar por fórmulas como el renting puede ser una buena alternativa a la compra tradicional de un vehículo, ¿lo has valorado? El car sharing es otra fórmula novedosa que también te conviene valorar.

  5. Sostenibilidad: cada vez es un criterio a tener más en cuenta, por el impacto legal que tiene y por los costes que nos puede ahorrar.

    Ya se ha empezado a aplicar la normativa WLTP (Procedimiento Mundial Armonizado de Testeo de Vehículos Ligeros, por sus siglas en inglés), que tiene impacto en los impuestos que gravan a la compra de cualquier coche.

Vehículos eléctricos o híbridos
Los vehículos eléctricos disfrutan de reducciones en las tarifas de estacionamiento.

Calcular los costes de tu vehículo

En definitiva, en el momento en el que estés planteándote adquirir nuevos vehículos para tu flota, lo esencial es que seas capaz de calcular los costes reales de tu vehículo, teniendo en cuenta tanto el precio del mismo como los costes legales de adquisición, los costes de mantenimiento o postventa, seguros, revisiones y tasas, gastos mensuales de parking y combustible, desgaste…

Estos costes varían en función del tipo de vehículo que quieres adquirir, si es diésel, gasolina, híbrido o eléctrico, si es de una u otra marca, si eliges más o menos potencia de motor, el tipo de neumáticos que le pongas o los extras con los que lo habilites.

¿Qué elementos debes tener en cuenta a la hora de calcular los costes de tus vehículos?

Por un lado tienes los costes directos, que se pueden resumir en los siguientes:

  • Costes fijos:

    • Adquisición /depreciación del valor del vehículo: el valor del vehículo disminuye con el tiempo, no es el mismo el que tiene el día que lo compras que un año o dos años después.

    • Financiación: si has solicitado financiación para comprarlo, tendrás que incluir la devolución de los intereses como coste fijo durante el tiempo que duren.

    • Los impuestos y tasas de compra.

    • El seguro: cuyo precio será diferente según la compañía, la modalidad que elijas (a todo riesgo, a terceros) y tu tasa de siniestralidad.

  • Costes variables:

    • Combustible.
    • Parking.
    • Peajes.
    • Neumáticos.
    • Mantenimiento.
    • Averías, accidentes y multas.

Por otro lado tienes los costes indirectos, que no puedes achacar directamente al vehículo pero que son necesarios para que este produzca rentabilidad:

Además, es inteligente por tu parte comparar estos costes con los de otras fórmulas (leasing, renting, carsharing) que quizá te permitan que tu factura final sea mucho menor. ¿Te lo habías planteado?

Coste de vehículos comerciales
Cada vehículo conlleva una serie de costes que variarán en función de sus características.


Seguimiento y supervisión de la flota

La supervisión de la flota de vehículos comerciales implica establecer una serie de indicadores de gestión, así como las herramientas necesarias para que esa gestión y supervisión sea lo más sencilla posible.

El valor se encuentra en tomar decisiones basadas en datos y no en intuiciones, pero a veces recoger todos esos datos e identificar cuáles aportan valor y cuáles no supone un desafío.

El cuadro de mandos de la gestión de tu flota

Para gestionar tu flota de vehículos comerciales debes establecer un sistema que te permita controlar de forma global los costes de tu flota.

  • Los horarios y visitas realizadas: debes saber dónde se encuentra tu fuerza de ventas en cada momento para tener una visión global de toda la actividad comercial.

  • Los tiempos productivos e improductivos: tienes que tener la capacidad de medir cuánto tiempo el vehículo ha sido productivo y cuánto tiempo ha estado parado, lo que te permitirá dimensionar mejor tu flota de vehículos. Identificar el patrón de comportamiento de tu flota es clave en este sentido.

  • El uso laboral y personal del vehículo: debes saber qué uso hacen tus comerciales de tus vehículos en horario personal.

  • Los kilómetros recorridos: este dato te va a facilitar el control de las revisiones periódicas, los cambios de filtros y de aceite.

  • El combustible gastado: saber cuánto combustible ha gastado tu vehículo te permitirá planificar las visitas de tus comerciales de forma más eficiente, con lo que podrás ahorrar costes en este sentido.

Controla el combustible gastado en tu flota comercialLlevar un control detallado del combustible gastado por tus vehículos es un factor clave para poder optimizar tu flota.

Una plataforma de gestión de flotas facilitará controlar toda la actividad y todos los costes de tus vehículos, pues te proporciona un panel de control en el que puedes monitorizar todos los indicadores clave de tu actividad.

Existen calculadoras que, según tu sector y número de vehículos, te permiten saber rápidamente cuánto puedes ahorrar si dispones de un gestor de flotas adecuado.

 

Calcula cuánto te puedes llegar a ahorrar
con un software de gestión de flotas

 

En este sentido, a una plataforma de gestión de flotas debes exigirle la posibilidad de descargar informes personalizables y la configuración de notificaciones y alertas, para que no seas tú quien haga el trabajo de vigilar constantemente cada indicador, sino que sea la herramienta quien te avise cuando monitorice que hay alguna actividad poco usual.

Mantenimiento preventivo

  • Revisiones periódicas: empieza por hacer caso al fabricante y adopta la máxima de que prevenir es mejor que reparar. Respeta los tiempos de mantenimiento para que tus vehículos duren más y puedas evitar reparaciones innecesarias.

  • ITV: controla las revisiones periódicas que deben pasar tus vehículos para evitar riesgos de multas en este aspecto. Además, infórmate de la nueva normativa de la ITV.

  • Reparaciones y averías: ¿Utilizarás recambios oficiales o alternativos en tus reparaciones? ¿Qué tipos de neumáticos vas a poner a tus vehículos? Estos aspectos impactan en el coste total de tu vehículo, y también en la duración de las reparaciones.

Gestión de la retirada y renovación de los vehículos

Dentro de tu protocolo de gestión de tu flota, uno de los elementos que debes considerar es en qué momento debes renovar o retirar un vehículo del servicio:

  • En función de los años que tenga.

  • En función del kilometraje que tenga.

Por otro lado, ¿cuál será tu canal de retirada de los vehículos? Puedes venderlos para así recuperar parte de tu inversión.

Mantenimiento de tu flota comercialUn buen mantenimiento preventivo te permitirá anticiparte a posibles averías.

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Gestión del equipo comercial

Gestionar personas es quizá la tarea más complicada de un negocio. Cada persona tiene sus motivaciones, su forma de actuar y de entender cómo se deben hacer las cosas.

Esta gestión es aún más complicada en el caso de tus comerciales, que se encuentran todo el día fuera de la oficina. Por tu parte, necesitas saber que se encuentran donde deben, haciendo el trabajo como corresponde.

Para conseguirlo, necesitas establecer un plan de gestión de tu equipo. Parte de esos elementos de gestión impactarán también en la gestión de tu flota comercial.

Crear un plan de gestión para tu equipo

  1. Plantear objetivos: marcar objetivos a tu equipo, así como un plan de acción, tendrá un impacto en la gestión de tu flota en cuanto a los tiempos de uso productivo de los vehículos, por ejemplo.

  2. Realizar un seguimiento adecuado: de nada sirve tener un plan de acción si no se revisa y se identifican posibilidades de mejora. Debes hacer seguimiento de toda la actividad comercial. En relación con la gestión de tu flota, puedes añadir estos elementos:

    • El estilo de conducción: te permitirá promover un protocolo de conducción eficiente para que tus comerciales conduzcan con mayor seguridad. Evitarán accidentes, reducirás costes de mantenimiento y ahorrarás combustible.

    • Tiempos productivos e improductivos: ¿Qué porcentaje de la jornada el vehículo está parado? ¿Por qué motivo? ¿Cuánto tiempo se pasa el vehículo en atascos? Conocer estos datos te va a permitir establecer rutas de visitas más eficientes, tanto para tus vehículos como para tus comerciales, impulsando la actividad de ventas.

    • Uso del vehículo en el tiempo personal: en muchas compañías se permite a los comerciales conducir el vehículo de la empresa hasta casa, o incluso utilizarlo para sus desplazamientos personales. Es importante que controles que este aspecto se ajusta a las políticas de tu compañía.

Plan de gestión para equipos comercialesUn plan de gestión para equipos comerciales ayuda a optimizar el control sobre procesos y empleados.


Formación del equipo comercial

Si gestionas un equipo comercial, seguro que tienes claro que, gran parte del éxito de tu compañía pasa por contar con vendedores profesionales y de confianza. Son el contacto con el cliente y de su comportamiento se deriva la percepción que el cliente tiene de la empresa.

Por ello es tan importante que tu equipo comercial esté formado, ya que de ello se derivará:

  • Que tus clientes estén más satisfechos y sean más fieles.

  • Que tu nivel de facturación aumente.

  • Que el clima del equipo sea más positivo, de forma que los comerciales se sientan parte de la empresa y compartan el proyecto común.

¿Cuáles son los aprendizajes de valor de un equipo comercial?

  1. Filosofía y valores de la compañía: enséñales qué significa para tu empresa un trabajo bien hecho, a qué factores se les da más importancia.

  2. Estrategia empresarial: si tus comerciales no conocen la meta a seguir, no elegirán el camino adecuado para llegar a ella.

  3. Características del sector: no es lo mismo vender plástico de embalaje que seguros. Cada sector tiene un público objetivo distinto, y unas necesidades específicas de la naturaleza del producto que se vende.

    Si fichas a un comercial de otro sector, puede ser que sea un excelente vendedor, pero que no entienda las particularidades de tu negocio.

  4. Procesos y operativa: qué herramientas debe utilizar y cómo debe hacerlo. Aquí debes incluir la parte de gestión del vehículo comercial y conducción eficiente.

  5. Técnicas de venta: cuanto más experimentado sea el vendedor, menos las necesitará, pero en todo caso siempre viene bien reciclarse, pues el contexto cambia y las técnicas de venta se adaptan a él.

  6. Habilidades soft: son todas aquellas habilidades relacionadas con la comunicación, la asertividad, la empatía, la negociación, etcétera.

Invertir en comerciales formados es invertir en el futuro de tu compañía. No lo consideres como un gasto. Al contrario, intenta medir el retorno de esta inversión haciendo seguimiento del progreso en las ventas de tus comerciales y en la satisfacción de tus clientes.

Formación de un equipo comercialLa formación para tu equipo comercial no se trata de un gasto, sino de una inversión de futuro.


¿Quiénes somos?

Somos Movertis, una plataforma de gestión de flotas potente, personalizada y fácil de usar. Utilizando nuestro software para controlar vehículos, rutas y viajes, las empresas pueden:

  • Rentabilizar los costes de su empresa.

  • Optimizar el rendimiento de sus vehículos.
  • Ahorrar en combustible, gastos de mantenimiento y seguros.

Más de 500 empresas colaboran con Movertis para gestionar y optimizar su flota, y todas ellas han reducido en un 15% su coste mensual de combustible gracias a nuestra potente optimización. Solicita ahora una demo gratuita y descubre cómo funciona nuestro software sin compromiso.

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