10 requisitos que todo sistema de gestión de flotas debe cumplir

Para las empresas que operan con vehículos en su día a día, contar con un sistema de gestión de flotas adecuado puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento. 

Sin embargo, no todos los softwares de gestión de flotas ofrecen los mismos beneficios. Es importante investigar, evaluar y entender qué debo esperar de ellos, más allá incluso de las funcionalidades que ofrecen.

En este artículo, exploraremos los 10 requisitos que todo sistema de gestión de flotas debe cumplir. Desde la capacidad analítica hasta la seguridad y la posibilidad de integración, cada aspecto desempeña un papel crucial en la maximización del potencial de una flota.

Por lo tanto, si estás buscando el sistema de gestión de flotas perfecto para tu empresa, sigue leyendo para descubrir las claves que te ayudarán a tomar la mejor decisión.

1. Capacidad analítica

El poder de la gestión de flotas recae en los datos y en su interpretación. Por este motivo, es importante que determines cuál es la información crucial para lograr tus objetivos y asegúrate de que tu software de gestión de flotas te ofrezca las métricas necesarias para obtenerla.

Con la información correcta, podrás tomar mejores decisiones y ahorrar tiempo y dinero.

2. Nivel de usabilidad

Tal vez el punto más importante a tener en cuenta. Aunque un software ofrezca todos los datos que necesitas, si es difícil de utilizar no vas a amortizarlo, ya que te costará demasiado esfuerzo interpretar la información.

Una plataforma de gestión de flotas debe ser intuitiva y fácil de utilizar. De este modo, el tiempo de aprendizaje será más corto y podrás sacarle el máximo rendimiento a la herramienta.

3. Adaptabilidad

Tu empresa evolucionará y, como consecuencia, tus necesidades también. Un buen software de gestión de flotas debe ser escalable, modular y tener capacidad de adaptación ante cualquier cambio. Hablamos, por ejemplo, de cambios en el tipo de flota, aumento del tamaño de la flota, integración con otros departamentos, etc.

Es una parte crucial para sacar el máximo rendimiento de tu flota.

4. Innovación constante

El sector del transporte está en continuo desarrollo tecnológico. Actualizar regularmente la plataforma y añadir nuevas funcionalidades evitará que tu software de gestión de flotas quede obsoleto. Asegúrate de que tu solución ofrezca estos servicios.

5. Personalización

Los mismos datos no sirven para todas las empresas. Un buen software de gestión de flotas deberá ser flexible para generar informes personalizados, que permitan a sus usuarios obtener la información que desean en cada momento.

6. Integración

En tu empresa usarás más de una herramienta. Por ello, es importante que tu software de gestión de flotas GPS pueda integrarse con tu actual software, ERP o CRM para ofrecer la máxima usabilidad. También será importante que pueda usarse rápidamente una vez se haya contratado el servicio; evita las integraciones que duren más de lo previsto.

7. Atención al cliente

Como con cualquier software, te pueden surgir dudas o tener una incidencia. ¿Qué pasa entonces? Asegúrate de que la plataforma tenga a un equipo detrás que te de facilidades para solucionar cualquier situación.

Aquí también hay que valorar la capacidad para que saques el máximo rendimiento de tu plataforma. Algunas herramientas disponen de recursos formativos adicionales con los que podrás aprender más sobre cada funcionalidad y, así poder optimizar tu flota.

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💡 En el caso de Movertis, disponemos de un equipo de Customer Success para acompañarte en todo momento y asegurarse de que saques el máximo rendimiento de nuestro software.

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8. Automatización

Un sistema de gestión de flotas, además de proporcionarte la máxima información, debe servir para reducir el tiempo operativo en tu día a día.

en realizar las tareas de tu día a día. Funcionalidades como la gestión de tareas en remoto, la asignación automática de tareas y la trazabilidad de las rutas a los clientes, entre otras muchas, sirven, precisamente, para ahorrar tiempo a tus gestores de flota y poder destinar tiempo en otras tareas críticas. Valora todas estas capacidades antes de tomar una decisión.

9. Seguridad

La seguridad es un aspecto fundamental. Al fin y al cabo, en tu software almacenarás toda la información acerca de tus trabajadores, clientes, rutas, tareas, etc.

Tu sistema debe ofrecer garantías para almacenar datos de forma segura y evitar incidentes a la hora de modificar, duplicar o suprimir cualquier información.

Respecto a la seguridad en carretera, también jugará un papel muy importante. Funciones como la mejora de estilos de conducción  y la gestión de mantenimientos te ayudarán a reducir el número de reparaciones e incidentes en carretera.

10. Rendimiento

Deberá incluir funciones que te permitan tener un historial de tu evolución e identificar tendencias. Por ejemplo, historiales de combustible, cantidad de tiempo en ralentí, paradas realizadas, entre muchos otros.

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También es posible que quieras evaluar el rendimiento, no solo de tus progresos, sino de la plataforma actual. En este caso, aquí encontrarás algunos consejos para medir el éxito de tu sistema de localización.

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Conclusión

Cuando hablamos de incorporar un sistema de gestión de flotas, no basta con centrarnos en las funcionalidades que éste debe proporcionarnos, sino en que sea también un partner fiable que nos acompañe en el crecimiento de nuestro negocio. 

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En Movertis, entendemos la importancia de cada uno de estos aspectos y nos esforzamos por proporcionar a nuestros clientes soluciones integrales que aborden todas sus necesidades de gestión de flotas.

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Si quieres saber cómo podemos ayudarte a gestionar tu flota eficientemente, contáctanos.