Qué es el sistema SENT de Polonia y cómo implementarlo correctamente en 2025

El sistema SENT (System for Electronic Transport Supervision) es una herramienta electrónica creada por el gobierno polaco para controlar el transporte de mercancías sensibles dentro del país. Su objetivo es garantizar la transparencia en el movimiento de productos como combustibles, alcohol, tabaco o determinados químicos, reduciendo el fraude fiscal y el comercio ilegal.

Aunque el sistema SENT existe desde 2024, en 2025 se ha ampliado su alcance, afectando ahora también a transportistas y empresas de la Unión Europea y la AELC (Asociación Europea de Libre Comercio).
Muchas compañías siguen operando sin cumplir estos requisitos, arriesgándose a:

• Multas elevadas (hasta 4.681 € por incidencia)
  
  
• Retrasos en aduanas y bloqueos de mercancías
  
  
• Problemas legales en operaciones con Polonia
  
  

Para cualquier empresa del sector transporte y logística que opere en rutas internacionales, conocer cómo funciona el sistema SENT y cómo implementarlo correctamente es esencial para evitar sanciones y mantener la operativa sin interrupciones.

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Mercancías sujetas al sistema SENT

El SENT se aplica principalmente a bienes que expresamente se consideran “sensibles” en términos fiscales o de riesgo. Entre ellos se incluyen:

• Combustibles, aceites lubricantes, biodiésel y disolventes.
  
  
• Alcohol, tabaco y productos relacionados con industrias químicas.
  
  
• Residuos menos comunes (por ejemplo, pinturas, barnices) cuando superan ciertos umbrales de peso o volumen. 

El sistema exige notificar el transporte (interno, entrada, salida o tránsito) de estos bienes dentro de Polonia, incluso si el viaje comienza fuera del país o termina fuera. 

Quién está obligado a tener el sistema SENT

Transportistas polacos

Desde el inicio del sistema, los transportistas nacionales que mueven bienes sensibles dentro del territorio polaco deben cumplir con reportes en el registro SENT. 

Transportistas extranjeros

Las obligaciones se han expandido:

• A partir del 1 de noviembre de 2024, las empresas de transporte establecidas fuera de la UE/EFTA deben registrarse en SENT cuando realizan transporte hacia o a través de Polonia.
  
  
• Desde el 1 de enero de 2025, la obligación se amplía también a empresas de la UE y la AELC que realicen transportes internacionales con origen o destino fuera de la UE y que incluyan carga o descarga en Polonia (por ejemplo, rutas entre Suiza y Polonia).
  
  

En otras palabras, una empresa de transporte de la UE que opere únicamente dentro del territorio comunitario (por ejemplo, entre España y Polonia) no está obligada a registrarse en el sistema SENT.

El objetivo de estas ampliaciones es reforzar el control fiscal y garantizar una competencia justa dentro del sector del transporte.

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Cómo implementar el sistema SENT: pasos prácticos

Registro en la plataforma PUESC

El primer paso es acceder a la plataforma electrónica PUESC, que gestiona el sistema SENT para la administración polaca. 

• Empresas extranjeras deberán crear una cuenta, validar su identidad y otorgar poderes a sus representantes.
  
  
• Los transportistas pueden actuar con acceso básico para enviar notificaciones y actualizaciones.
  
  

Envío de notificaciones (declaraciones SENT)

Antes de iniciar el trayecto, la empresa debe presentar una declaración SENT, donde se detallan todos los datos del transporte: remitente, destinatario, tipo de mercancía, vehículo, permisos, ruta prevista y fechas.

Una vez enviada, el sistema genera un número de referencia SENT, único para cada operación y con una validez limitada (habitualmente hasta 10 días). Este número debe acompañar al vehículo durante todo el trayecto y estar disponible para cualquier inspección.

Durante el transporte, el vehículo debe mantener una transmisión continua de geolocalización, permitiendo a las autoridades verificar el recorrido en tiempo real.

Si se producen cambios en la ruta, como desvíos o paradas no previstas, es obligatorio actualizar la declaración en el sistema.

Finalmente, al completar la entrega, la empresa debe cerrar la declaración SENT, confirmando que las mercancías llegaron correctamente a su destino.

Seguimiento por geolocalización

Se exige que el medio de transporte esté equipado con GPS funcional durante todo el trayecto en territorio polaco.
En caso de que la localización se interrumpa por más de cierta duración, el vehículo podría ser obligado a detenerse. 

Verificación y control

Las autoridades pueden solicitar la presentación del número de referencia del SENT durante controles o inspecciones.
El incumplimiento puede derivar en multas, detención del vehículo o la imposibilidad de continuar el transporte. 

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Cambios clave y sanciones bajo la normativa actualizada

Ampliación del ámbito de aplicación

La normativa ajustada incorpora nuevas empresas transportistas y tipos de transporte (transporte internacional, cabotaje).
También se endurecen los requisitos de registro previo a entrada en territorio polaco. 

Penalizaciones

• Multas que pueden alcanzar hasta 20.000 PLN (aprox. €4.650) para declaraciones faltantes o incorrectas.
  
  
• En casos de discrepancias entre lo declarado y lo transportado, puede exigirse una sanción de hasta el 46 % del valor de la diferencia.
  
  
• Multas adicionales por no disponer de GPS activo o por no actualizar la declaración cuando sea necesario.
  
  
• Si se detecta transporte sin referencia SENT, puede impedirse la continuación del trayecto hasta regularizar.
  
  

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Recomendaciones para las empresas de transporte

Integración operativa

Adaptar sistemas logísticos para emitir declaraciones automáticas, sincronizar datos de rutas y geolocalización, y capacitar al personal.

Validación documental

Verificar que remitentes, destinatarios y permisos estén correctamente identificados antes del transporte para evitar rechazo de declaraciones.

Uso de sistemas GPS confiables

Elegir dispositivos que aseguren continuidad de señal y resistencia a pérdidas temporales.

Monitorización y alertas

Implementar alertas internas que identifiquen si una declaración SENT está a punto de caducar o si se debe actualizar.

Asesoría legal y fiscal local

Trabajar con expertos polacos o con experiencia en SENT para adaptarte rápidamente a cambios legales, requisitos específicos locales y verificaciones administrativas.

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Conclusión

El sistema SENT de Polonia representa un paso significativo hacia un transporte más transparente y vigilado, especialmente para las mercancías sensibles. Para los operadores de transporte que cruzan o operan dentro de Polonia, entender sus obligaciones, registrarse con antelación y adaptar la operativa es imprescindible para evitar sanciones, retrasos y problemas legales.

Si tu empresa realiza rutas que involucran territorio polaco, conviene empezar cuanto antes el proceso de implementación del sistema SENT y adecuar tus sistemas para cumplir con todas las obligaciones.

En Movertis, ayudamos a las empresas de transporte a digitalizar y automatizar la gestión de su flota, asegurando control total sobre rutas, ubicaciones y cumplimiento normativo.

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