Geolocalizar vehículos y conductores es una práctica habitual en empresas de transporte. Pero los datos de ubicación son datos personales, y tratarlos sin cumplir la normativa puede derivar en sanciones importantes.
En este artículo te explicamos qué permite y qué prohíbe el RGPD cuando se trata de geolocalizar a tus empleados, y cómo hacerlo correctamente.
Los datos de geolocalización recabados a través de un teléfono móvil de empresa o de un vehículo de empresa usados por un trabajador se consideran datos de carácter personal. Eso significa que su tratamiento está sujeto al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
No importa que el dispositivo sea de la empresa. Si el dato permite identificar a una persona, es un dato personal y hay que tratarlo con todas las garantías.
La geolocalización está legitimada en el artículo 6.1.b del RGPD, en relación con las facultades de control reconocidas al empleador en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores. Es decir, la empresa tiene base legal para controlar la actividad de sus conductores durante el horario de trabajo, siempre que lo haga de forma proporcionada.
El seguimiento de la actividad del vehículo en jornada laboral —posición, rutas, tiempos de parada— es legítimo cuando está vinculado a la gestión de la flota, la seguridad o el cumplimiento normativo.
El análisis del estilo de conducción, el control de tiempos de conducción y descanso o la verificación de rutas son usos legítimos, siempre que la finalidad esté claramente definida y comunicada.
La geolocalización solo puede estar activa exclusivamente en el horario laboral, teniendo en cuenta el derecho a la desconexión digital, y permitiendo por tanto la desactivación de la localización de la aplicación del móvil o del vehículo.
Rastrear a un conductor una vez finalizado su turno, aunque use un vehículo de empresa, vulnera el RGPD.
El RGPD exige recoger únicamente los datos necesarios para la finalidad del tratamiento. Si tu actividad requiere conocer la ubicación de tus vehículos cuando están operando, no tiene sentido registrar información adicional que vaya más allá de esa necesidad. El principio de minimización de datos aplica directamente aquí.
Usar los datos para fines distintos a los informados
Si informas al conductor de que los datos de ubicación se usan para gestionar rutas, no puedes usarlos luego para evaluar su rendimiento personal de forma encubierta. La finalidad debe ser específica y no puede cambiar sin nueva comunicación.
El rastreo continuo solo es admisible cuando el desplazamiento es parte esencial del trabajo. El tracking no está permitido si el empleado trabaja en un punto fijo o existen alternativas menos intrusivas.
La empresa debe informar previamente a los trabajadores sobre el uso de la geolocalización mediante una cláusula informativa conforme al artículo 13 del RGPD. Además, el artículo 90.2 de la LOPDGDD exige informar de forma expresa, clara e inequívoca, incluyendo también a los representantes de los trabajadores.
Esta información debe incluir: qué datos se recogen, con qué finalidad, durante cuánto tiempo se conservan y cómo pueden ejercer sus derechos.
La geolocalización requiere una evaluación de impacto sobre la protección de datos, que determine qué puestos de trabajo deberían utilizarla. Este análisis es obligatorio cuando el tratamiento de datos implica un riesgo elevado para los derechos de los empleados.
Los conductores tienen derecho a acceder a sus datos, rectificarlos, limitar su tratamiento y solicitar su supresión. La empresa debe tener un procedimiento claro para atender estas solicitudes.
Una buena práctica ,y en muchos casos una obligación, es ofrecer al conductor la posibilidad de desactivar el seguimiento fuera del horario laboral. En Movertis, esto se gestiona a través del modo de conducción privada: el conductor puede activarlo desde la app Assistant y su recorrido deja de ser visible para los gestores de flota, sin que ello afecte al funcionamiento del resto de la plataforma.
Movertis está diseñado para que las empresas de transporte puedan gestionar a sus conductores respetando la normativa de protección de datos:
Modo de conducción privada — Permite al conductor ocultar su recorrido fuera de jornada con un solo toque en la app. El vehículo deja de ser visible en el panel de seguimiento, garantizando el derecho a la desconexión digital.
Control de accesos por roles — Solo los usuarios con permisos específicos pueden acceder a los datos de ubicación y actividad de cada conductor, limitando el acceso a quien realmente lo necesita.
Registro trazable de la actividad — Toda la información queda registrada con fecha, hora y contexto, lo que facilita demostrar ante una inspección que el tratamiento se hace con una finalidad legítima y proporcional.
Minimización de datos — La plataforma recoge los datos de actividad vinculados a la gestión de la flota, no más. No hay perfilado encubierto ni uso de datos para finalidades no informadas.
Comunicación a tus trabajadores — Una de las obligaciones más importantes del RGPD es informar a los conductores de forma previa y clara. Para facilitar este paso, Movertis pone a disposición de sus clientes cartas de notificación listas para usar, que explican al conductor la finalidad del sistema, qué datos se recogen y cómo ejercer sus derechos.
La geolocalización de conductores es legal y legítima en empresas de transporte. El problema no es usarla: es usarla sin informar, fuera de horario o con más alcance del necesario.
Cumplir con el RGPD en este ámbito no requiere renunciar al control de tu flota. Requiere hacerlo de forma transparente, proporcionada y con las herramientas adecuadas.
Si quieres saber cómo Movertis gestiona los datos de tus conductores cumpliendo con la normativa, solicita una demo gratuita.
