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Elegir un software de gestión de flotas es una decisión que afecta a toda la operativa de tu empresa. Cambiarse de proveedor después tiene un coste alto —en tiempo, dinero y resistencia interna— así que vale la pena hacer bien la evaluación desde el principio.
Este checklist te ayuda a hacer las preguntas correctas antes de firmar nada.
1. ¿Qué funcionalidades están incluidas en el precio base y cuáles son módulos de pago adicional? Muchos proveedores ofrecen un precio atractivo que no incluye funciones clave como la gestión del tacógrafo, el control de combustible o los informes avanzados.
2. ¿El software funciona para mi tipo de flota y sector? No es lo mismo gestionar camiones de larga distancia que furgonetas de reparto o autocares. Comprueba que el proveedor tiene experiencia en tu sector.
3. ¿Puedo ver una demo con mis propios casos de uso, no solo una presentación genérica? Una demo con escenarios reales de tu operativa dice mucho más que una presentación estándar.
4. ¿Con qué frecuencia se actualiza la plataforma? Las plataformas activas publican mejoras de forma regular.
5. ¿Funciona en móvil? ¿Tienen app para conductores? Los conductores necesitan acceso desde el vehículo. Verifica que la app es funcional, no solo decorativa.
PREGUNTAS ADICIONALES:
6. ¿Cuánto tiempo lleva la puesta en marcha? Algunos proveedores prometen implantaciones en días; otros tardan meses. Pide plazos reales con clientes similares al tuyo como referencia.
7. ¿Quién instala el hardware en los vehículos y en qué plazo? Si la solución requiere dispositivos físicos, la instalación en toda la flota puede ser un cuello de botella importante.
8. ¿Cómo se forma al equipo? ¿Hay materiales de formación disponibles después? El éxito de la implantación depende en gran parte de que el equipo sepa usar la herramienta. Pregunta si existe equipo de Customer Success, tutoriales o formación continua.
9. ¿Qué pasa con mis datos actuales? ¿Podéis migrarlos? El historial de mantenimientos, consumos y rutas tiene valor. Asegúrate de no perderlo en el cambio.
10. ¿Con qué herramientas se integra? ¿ERP, TMS, tarjetas de combustible, tacógrafo digital? Un software de flotas aislado obliga a duplicar trabajo. Las integraciones con tus herramientas actuales son clave para sacarle partido real.
11. ¿Tienen API abierta? ¿Puedo conectar otras herramientas en el futuro? Aunque hoy no lo necesites, una API abierta te da flexibilidad para crecer sin depender del proveedor.
12. ¿Se integran con los fabricantes de vehículos para obtener telemetría OEM? La telemetría directa del fabricante aporta datos más precisos y evita instalar hardware adicional en vehículos nuevos.
13. ¿Qué canales de soporte tienen y en qué horario? Comprueba si ofrecen teléfono, chat y correo, y si el soporte está disponible en tu idioma y en el horario en que opera tu flota.
14. ¿Cuánto tarda en responderse una incidencia crítica? Pide tiempos de respuesta garantizados por tipo de incidencia. Un vehículo sin datos en ruta es una incidencia crítica.
15. ¿Tengo un gestor de cuenta o solo soporte genérico? El acompañamiento personalizado marca una diferencia enorme, especialmente durante los primeros meses y cuando creces.
16. ¿El precio es por vehículo, por usuario o por funcionalidad? Entiende exactamente cómo escala el coste cuando añades vehículos o usuarios, para evitar sorpresas al crecer.
17. ¿Cuál es la permanencia mínima y qué condiciones tiene la salida? Algunos contratos tienen cláusulas de permanencia largas o penalizaciones por salida. Léelo antes de firmar.
18. ¿Qué pasa con mis datos si decido cambiar de proveedor? Tienes derecho a exportar tus datos. Verifica en qué formato los entregan y si hay coste asociado.
19. ¿Cumplen con el RGPD y cómo gestionan los datos de los conductores? Los datos de localización y conducción son datos personales. El proveedor debe tener políticas claras de privacidad y cumplimiento normativo.
20. ¿Pueden ayudarme a cumplir con la normativa del tacógrafo y los tiempos de conducción? Si tienes vehículos obligados a usar tacógrafo, verifica que el software cubre la descarga automática de datos, la detección de infracciones y la generación de informes para inspecciones.
Lleva estas preguntas a cada demo que hagas y compara las respuestas entre proveedores. Los que eviten responder con claridad o desvíen hacia argumentos de venta genéricos ya te están diciendo algo.
Si quieres ver cómo responde Movertis a cada una de estas preguntas, solicita una demo y te lo contamos.
